Posi-Tema 12º POSI Archivo

24 de abril de 2011 - 18:02 - Posi-Tema 12º POSI Archivo

Tema 12 : EL ARCHIVO: CONCEPTO, CLASES Y PRINCIPALES CRITERIOS DE ORDENACIÓN.

I.- CONCEPTO.

Prescindiendo de la referencia que la palabra “archivo” puede evocar sobre el edificio que contiene los documentos, o al mueble que los guarda, nos importa establecer el concepto de archivo referido a los documentos conservados y guardados en aquéllos.

De las distintas definiciones de archivo ofrecidas por los expertos en archivística, podemos deducir las siguientes notas que integran la definición descriptiva de archivo:

1. Conjunto (uno o más) orgánico de documentos.

2. Sea cual sea su fecha, forma y soporte material.

3. Producidos, recibidos o acumulados en un proceso natural por una persona física o jurídica o por una institución pública o privada en el ejercicio de su gestión.

4. Conservados para servir de testimonio o información tanto para quien los produce, como para los ciudadanos, como para servir de fuentes a los historiadores.

5. Los documentos no están reunidos arbitrariamente, sino que tienen una disposición determinada, ordenada y organizada de acuerdo con determinados criterios.

Forman parte del Patrimonio Histórico Español los siguientes documentos ( art. 49 de Ley 16/1985, de 25 de Junio):

a) Los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo, o entidad de carácter público.

b) Los documentos con una antigüedad superior a 40 años, generados , conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado.

c) Los documentos con una antigüedad superior a los 100 años generados , conservados o reunidos por cualquier otras entidades particulares o personas físicas.

d) Los documentos que, sin alcanzar la antigüedad indicada en los casos antes mencionados sean declarados constitutivos del Patrimonio Documental por la Administración del Estado.

En la Ley del Patrimonio Histórico Español, Ley 16/1985, de 25 de junio, se define en su art. 59 como “los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa”. Además se entiende por Archivos las “instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos”.

El art. 62.1 de esta Ley dice que “los Archivos, Bibliotecas, y museos de titularidad estatal y carácter nacional serán creados mediante Real Decreto”.

En lo que a la Comunidad de Madrid se refiere, incide en esta materia de archivos la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, Ley aprobada en virtud de lo previsto en el art. 26.1.18 del Estatuto de Autonomía de la Comunidad, que atribuye la plenitud de la función legislativa en materia de Archivos de interés para la Comunidad de Madrid, que no sean de titularidad estatal. La Ley fija los criterios básicos para garantizar la conservación y difusión del patrimonio documental de la Comunidad de Madrid y de toda clase de documentos que se encuentren en los Archivos y que constituyen un elemento fundamental en cuanto a su custodia se refiere por parte de las Adminis-traciones Públicas.

Hemos de tener en cuenta esta Ley porque en su art. 4 establece que el patrimonio documental madrileño lo integran todos los documentos de archivo, recogidos o no en Centros de Archivo, generados en cualquier época, producidos, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por :

-- la Asamblea de Madrid;

-- los órganos de gobierno y de la Administración General e Institucional de la Comunidad de Madrid;

-- todas las Entidades de la Administración Local madrileña;

-- las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente la Comunidad de Madrid, así como las personas privadas, físicas o jurídicas que gestionen servicios públicos en la Comunidad de Madrid en cuanto a los documentos generados en la gestión de dichos servicios;

-- las personas físicas en el desempeño de los cargos públicos en cualquiera de los órganos citados en los apartados anteriores.

Igualmente forman parte de dicho patrimonio documental, los documentos de cualquier época producidos, conservados o reunidos por (art.5):

-- los órganos de la Administración periférica del Estado en la Comunidad de Madrid, es decir, por la Delegación del Gobierno y la Subdelegación del Gobierno;

-- los órganos de la Administración de Justicia de ámbito madrileño;

-- las Universidades y centros públicos de enseñanza radicados en el territorio de la Comunidad;

-- las Notarías y los Registros públicos de dicho territorio;

-- cualquier otro organismo o entidad de titularidad estatal que, radicado en el territorio madrileño, sea de interés para la Comunidad.

También forman parte del patrimonio documental madrileño los documentos reunidos o no en Centros de Archivo con una antigüedad superior a cuarenta años producidos en el ejercicio de sus funciones por (art.6):

-- las Entidades eclesiásticas diocesanas y las entidades religiosas de diferentes confesiones radicadas en el territorio de la Comunidad;

-- las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o empresarial de ámbito madrileño;

--las fundaciones y asociaciones culturales, científicas y educativas de carácter pri-vado establecidas en la Comunidad;

-- cualquier otro tipo de asociaciones o sociedades radicadas en la Comunidad.

Para que los documentos producidos, reunidos o conservados por cualesquiera otras entidades, particulares o personas físicas formen parte del citado patrimonio madrileño es preciso que cuenten con una antigüedad de cien años (art.7); si bien el Gobierno de la Comunidad podrá incluir, previo informe del Consejo de Archivos de la Comunidad, en dicho patrimonio, los documentos, fondos de archivo o colecciones que sin alcanzar la antigüedad indicada (40 y 100 años), merezcan tal inclusión.

Todas estas precisiones y requisitos de la legislación madrileña son, como resulta superfluo recordar, de obligada observancia en el territorio de la Comunidad de Madrid.

A nivel de conceptos, la propia Ley de la Comunidad aporta los siguientes:

a) Documento de archivo: Es toda expresión testimonial de las actividades del ser humano y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentación múltiple de carácter únicamente informativo y la que por su naturaleza forme parte del patrimonio bibliográfico (art.1).

b) Archivo: Se entiende por Archivo: el Fondo de Archivo y el Centro de Archivo (art. 2):

- Fondo de Archivo: es el conjunto orgánico de documentos generados por cualquier Institución pública o privada, persona física o jurídica, en el ejercicio de sus funciones; documentos que son testimonio de las actividades que realizan y que han de dar servicio a los ciudadanos por medio de la custodia e información de sus derechos e intereses, la buena gestión de las Instituciones y el fomento de la investigación que ayude al progreso y promueva la cultura.

- Centro de Archivo: es el lugar donde se custodian, organizan y sirven los documentos de los diferentes fondos de archivo de una o diversas procedencias para los fines mencionados en el párrafo anterior, dotado de instalaciones adecuadas y personal suficiente para su atención. En el Centro de Archivo podrán ingresar, además de fondos de archivos, documentos, colecciones de documentos de archivo o colecciones de documentación de valor informativo que con el paso del tiempo hubiesen adquirido la condición de testimonio relevante.

c) Colección de documentos de archivo: es la reunión de documentos del mismo o diferente origen que han perdido por diversas causas su carácter orgánico (art.3).

Igualmente resulta imprescindible traer aquí lo establecido por el artículo 105 b) de la Constitución: “la ley regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas”.

En cumplimiento de este precepto constitucional, la Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, regula dicho acceso como un derecho de los ciudadanos en sus relaciones con las Administraciones Públicas. Dice al respecto el apartado h) del artículo 35 de esta Ley, que los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Públicas, tienen el derecho de acceso a los registros y archivos de las Administraciones públicas en los términos previstos en la Constitución y en ésta u otras leyes.

Su artículo 37 de LRJ y PAC dice que:

1.Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud

2. El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas estará reservado a éstas, que, en el supuesto de observar que tales datos figuran incompletos o inexactos, podrá exigir que sean rectificados o completados, salvo que figuren en expedientes caducados por el transcurso del tiempo, conforme a los plazos máximos que determinan los diferentes procedimientos, de los que no puede derivarse efecto sustantivo alguno.

3. El acceso a los documentos de carácter nominativo que sin incluir otros datos pertenecientes a la intimidad de las personas figuren en los procedimientos de aplicación del derecho, salvo los de carácter sancionador o disciplinario, y que, en consideración a su contenido, puedan hacerse valer para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, podrá ser ejercido, además de por sus titulares, por terceros que acrediten un interés legítimo y directo.

4. El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores podrá ser denegado cuando prevalezcan razones de interés público, por intereses de terceros más dignos de protección o cuando así lo disponga una Ley, debiendo en estos casos, el órgano competente dictar resolución motivada.

5. El derecho de acceso no podrá ser ejercido respecto a los siguientes expedientes:

a) Los que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno del Estado o de las Comunidades Autónomas, en el ejercicio de sus competencias constitucionales no sujetas a Derecho Administrativo.

b) Los que contengan información sobre la Defensa Nacional o la Seguri-dad del Estado.

c) Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudiera ponerse en peligro la protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de loas investigaciones que estén realizando.

d) Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o industrial.

e) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria.

6. Se regirán por sus disposiciones específicas:

a) El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre materias clasificadas.

b) El acceso a documentos y expedientes que contengan datos sanitarios personales de los pacientes.

c) Los archivos regulados por la legislación de régimen electoral.

d) Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadísticos dentro del ámbito de la función estadística pública.

e) El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los registros de carácter público cuyo uso esté regulado por una Ley.

f) El acceso a los documentos obrantes en los archivos de las Administraciones Públicas por parte de las personas que ostenten la condición de Diputado de las Cortes Generales, Senador, miembro de una Asamblea Legislativa de Co-munidad Autónoma o de una Corporación Local.

g) La consulta de fondos documentales existentes en los Archivos Históricos.

7. El derecho de acceso será ejercido por los particulares de forma que no se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos debiéndose, a tal fin, formular petición individualizada de los documentos que se desee consultar, sin que quepa, salvo para su consideración con carácter potestativo, formular solicitud genérica sobre una materia o conjunto de materias. No obstante, cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante, se podrá autorizar el acceso directo de aquellos a la consulta de los expedientes, siempre que queda garantizada debidamente la intimidad de las personas.

8. El derecho de acceso conllevará el de obtener copias o certificaciones de los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración, previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidos.

9. Será objeto de periódica publicación la relación de los documentos obrantes en poder de las Administraciones Públicas sujetos a un régimen de especial publicidad por afectar a la colectividad en su conjunto y cuantos otros puedan ser objeto de consulta por los particulares.

10. Serán objeto de publicación regular las instrucciones y respuestas a consultas planteadas por los particulares u otros órganos administrativos que comporten una interpretación del derecho positivo o de los procedimientos vigentes a efectos de que puedan ser alegadas por los particulares en sus relaciones con la Administración.

II.- CLASES.

Por su titularidad: públicos y privados. Son públicos los que se integran por documentos que, o bien han sido producidos por una Administración pública, o bien han sido tramitados y gestionados por ella. Los archivos públicos se clasifican en: Administrativos e Históricos.

Son privados aquellos cuyo titular es una persona física o jurídica. De entre ellos, y como ejemplo, señalamos los archivos de la Iglesia Católica, distribuidos en archivos parroquiales, diocesanos, de asociaciones, empresas etc... Dentro de este primer grupo cabe señalar a los semipúblicos, es decir, archivos que siendo de titularidad privada tienen una especial importancia porque sus titulares tienen una especial relación con la Administración. Así ocurre con los archivos de los Colegios Oficiales y Cámaras que integran la llamada Administración Corporativa.

A. Archivos Administrativos: Estos archivos conservan documentos de utilidad para el buen funcionamiento de la Administración. Estos documentos forman parte del Patrimonio Documental del Estado o del de la Comunidad Autónoma y por este motivo deben ser conservados de forma ordenada.

-- Archivos de Gestión: Existe uno en cada unidad administrativa. En éstos se custodian los documentos mientras dura la tramitación de los mismos, esto es, mientras el expediente no haya sido resuelto y llevado a la práctica la resolución. Sus características son las siguientes:

* Pertenecen a la primera edad de los documentos (1ª edad es el archivo de gestión 2ª edad archivo central, 3ª edad archivo intermedio, 4ª edad archivo histórico).

* Archivo en que prevalece el valor primario administrativo, sobre el valor secundario, histórico.

* Es un Archivo de documentos corrientes, documentos que se están tramitando. Está cerca del funcionario que tramita el expediente.

* Es un Archivo en vías de formación, se controla el documento público desde su producción, con el fin de conducirlo para su conservación en el archivo, general o histórico.

* Es una dependencia productora que hace transferencias al Archivo central, sin que reciban transferencias de ningún otro archivo.

* Sus documentos se encuentran en plena vigencia administrativa, por lo que no se pueden eliminar o expurgar.

* No son de libre consulta. La Ley de Patrimonio Histórico Español así lo establece en su artículo 57.1º al decir que se establece la libre consulta con carácter general, a partir de los “archivos centrales de las correspondientes Entidades de Derecho Público”.

Se trata del primer archivo en el que ingresan los documentos. Estos se encuentran en el expediente que se está tramitando para pasar posteriormente previa resolución al Archivo Central.

Se trata de “archivos de oficina” que utilizan de forma cotidiana los funcionarios y que están formados por documentación no tramitada o que está tramitada con menos de cinco años de antigüedad.

Una vez tramitados se transferirán cuando concluyan su vigencia administrativa. Para ello habrá que tener en cuenta lo siguiente:

* Se deben eliminar o expurgar aquellos documentos que no deben transferirse a la siguiente fase de archivo.

* No se deben expurgar los documentos originales, sino sólo las copias

* Entre los tres y cinco años de producirse pueden destruirse los duplicados, las notas interiores, las relaciones de envíos etc.

* Pueden necesitar expurgarse con carácter periódico la documentación informativa tal como la documentación de apoyo a la gestión, como fotocopias de disposiciones legales etc.

Los archivos de gestión existen en todas las Administraciones Públicas: local, auto-nómica y central estatal y periférica o territorial estatal.

-- Archivos Centrales: Este archivo recibe la totalidad de los expedientes en los que se haya dictado resolución que afecte a derechos o intereses del Estado o de los administrados, cuando estos actos sean firmes y la Administración practique las gestiones tendentes a la total ejecución de su pronunciamiento.

Anualmente se remite el expediente al archivo central en las fechas y forma que se determine por el Subsecretario del Ministerio. Puede ser que si así lo aconseja la índole de los documentos éstos se conserven en las dependencias administrativas, sin enviarlos al Archivo Central, previa resolución del Subsecretario del Ministerio.

El Decreto 914/1969 establece en su artículo 3 que la documentación de los Archivos Centrales de los Ministerios se trasladará al Archivo General de la Administración Civil al cumplirse los quince años de su ingreso en los mismos.

Si se trata de series documentales de poco uso y que se consulten raramente podrán ser enviadas al Archivo General antes de cumplir este plazo de quince años con aprobación del Subsecretario del Departamento.

-- Archivos intermedios: Reciben y tratan los documentos procedentes de los distintos Archivos centrales y custodiarlos hasta pasar a los Archivos Históricos. Estos archivos son el Archivo General de la Administración y Depósito Regional de Cervera, y los Archivos provinciales según el Decreto de 1969 tienen la misma finalidad que el Archivo Generalde la Administración de Alcalá de Henares, aunque respecto a los documentos generados por los Servicios provinciales de la Administración Central o Institucional.

a) Archivo General: Pasados 15 años de permanencia en el archivo central pasan al archivo general.

Estos documentos cuando llegan a este archivo carecen ya de valor administrativo y se guardan en él hasta que se cumplen 25 años desde la fecha en que fueron extendidos. Una vez pasado este plazo, los que tengan interés histórico no se destruyen, sino que se remiten al Archivo Histórico Nacional, para ser conservados definitivamente.

Este Archivo se encuentra en Alcalá de Henares y es creado por Decreto 914/1969. En su art. 1 dice que se crea el Archivo General de la Administración Civil, dependiente del Ministerio de Cultura, concretamente de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, con la misión de recoger, seleccionar, conservar y disponer, para información e investigación científica, los fondos documentales de la Administración Pública que carezcan de vigencia administrativa.

El procedimiento para remitir los documentos con más de 25 años de antigüedad al Archivo Histórico Nacional es mediante propuesta formulada por el Archivo General a la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas. Esta Dirección General resolverá en cada caso, previa consulta a los Departamentos interesados.

El archivo General está al servicio de los organismos que le hubieran remitido la documentación por lo que deberá facilitar cualquier información, copia o certificación que requieran éstos, incluyendo los originales.

b) Archivos Provinciales: Los documentos de los Delegados del Gobierno en las Comunidades Autónomas, los de los Subdelegados del Gobierno en las Provincias y los de las Delegaciones de Hacienda serán remitidos cuando se resuelva y ejecute el expediente administrativo, por los Archivos de Gestión de las diversas unidades administrativas al Archivo Provincial, que cumple la misma finalidad que el general. Transcurridos 25 años desde que se elaboró el documento se remitirá en su caso, al Archivo Histórico Nacional de Madrid.

El artículo 5 del Decreto 914/1996 establece que “A la documentación producida por los servicios provinciales de la Administración central o Institucional le será de aplicación lo dispuesto en los artículos anteriores, a cuyo efectos los Archivos Provinciales cumplirán la finalidad asignada al General de la Administración Civil”.

B. Históricos: Son los que custodian documentos que tienen valor histórico en

sí mismos y que han perdido el vínculo de unión con el organismo que los produjo. Son los únicos que recogen la documentación para siempre. Los más importantes son:

-- El Archivo Histórico Nacional: Tuvo su origen en la necesidad de guardar y organizar la documentación que procedía de instituciones religiosas, producto de la Desamortización de Mendizábal del S. XIX, que se había ido acumulando en la Academia de la Historia. Se creó por Real Decreto de 28 de marzo de 1866.

Es el de mayor volumen y antigüedad de los documentos que guarda, aunque es el más joven de los archivos históricos. Sus fondos proceden de instituciones muy dispares, por lo que cada sección es un Archivo independiente con un elemento en común que es su valor e interés como fuente para la Historia de España.

-- Archivo de la Corona de Aragón: Se encuentra en Barcelona y junto con el del Vaticano es el más importante y completo archivo medieval del mundo. Sirve para conocer no sólo la actividad de la corona de Aragón sino para buena parte de Francia y de casi toda Italia. Su nacimiento consta en una escritura de fecha 25 de octubre de 1180.

-- Archivo General de Simancas: Fundado por Real Cédula de 1549 por Carlos V para custodiar la documentación del reino de Castilla que hasta entonces se recogía en medina. En época de Felipe II, en 1588, se elaboró “la instrucción para el Archivo Real de Simancas”. Los fondos ocupan del siglo XV alXVIII. Custodia 70.000 legajos.

-- Archivo General de Indias: Fue creado en 1785 por Carlos III, con objeto de reunir en un solo depósito toda la documentación de los organismos centrales del gobierno de las provincias de Filipinas y América.

-- Centro Documental de la Memoria Histórica ( de gestión y titularidad estatal) creado por Real Decreto 697/2007, de 1 de Junio, y tiene como finalidad la de reunir y recuperar todos los fondos documentales en cualquier soporte relativos al periodo histórico comprendido entre 1936 y 1978, para que estén a disposición de los interesados, investigadores y de los ciudadanos en general, además de la de mantener y desarrollar el Archivo General de la Guerra Civil Española ( creado por Real Decreto 426/99 ): Se encuentra en Salamanca. Depende del Ministerio de Educación, Cultural y Deportes, Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas. Su núcleo docu-mental está formado por la Sección Guerra Civil del Archivo Histórico Nacional.

-- Archivo de la Real Chancillería de Valladolid: Reúne la documentación de este Tribunal de Justicia (año 1371).Con sede en Valladolid.

Por la clase de soporte que utiliza se dividen en:

* Figurados: los documentos que los integran están en soporte cartográficos (mapas, planos) o en soporte iconográfico (dibujos y fotografias).

* Audiovisuales: utilizan como soporte cualquiera de los elementos aptos para tal menester: desde los diskettes de los ordenadores, pasando por los discos, cintas de vídeo etc.

III.- PRINCIPALES CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN.

El principio rector de la organización de los fondos documentales es el respeto al origen de los documentos. Con ello no se hace más que reconocer que su producción es racional, ajustada a unas normas y resultado de una actividad desarrollada por las personas y las instituciones que, a su vez, responden a una organización, tienen definidas unas funciones y persiguen unas metas.

Así pues, aunque se codifiquen y esquematicen los documentos formando grupos, secciones, apartados, series, etc, precisamente por respetar ese origen, los esquemas no podrán ser contrarios al organigrama funcional, ni repartir los documentos por materias (economía, sociedad, guerra), por soporte del documento (pergaminos, planos, fotografías), por formato (libros, legajos), por antigüedad (históricos, aún no históricos) por importancia (héroes, pueblo), por su rareza (autógrafos, cifrados, miniados) etc...

Distinta cosa es que, dada la clase, el formato, la forma, para su mejor conservación se instalen en lugares especiales más aptos para ellos y su servicio.

Por ello, es esencial contar con el organigrama funcional de la entidad productora de los documentos, sea una persona o una institución.

El estar al día con el organigrama funcional, que afecta a la organización de los fondos, es una de las tareas más costosas del archivero, pues le exige estar al día de los cambios y con la reseña de las modificaciones, que debe ir apuntando en su propio esquema.

El proceso de organización de los fondos documentales, atendiendo a sus caracteres externos e internos y a los principios archivísticos fundamentales, sería el siguiente:

a) Separación de los documentos por clases, operación muy sencilla porque las clases son lo más evidente: documentos textuales, gráficos, en imagen, sonoros y legibles a máquina.

b) Separación de los documentos por tipos, dentro de cada clase, con lo que se obtienen las series.

c) Separación de los documentos por su origen, es decir, por su autor, por lo que los de cada serie habrá que separarlos atendiendo a la entidad productora, con lo que se conseguirá ir formando las secciones, es decir, crear el cuadro de los fondos documentales.

d) Ordenación de las secciones con arreglo a la jerarquía que se manifieste en el organigrama, desde los de mayor a los de menor autoridad, siguiendo naturalmente el orden establecido por los productores.

e) Ordenación de los documentos dentro de las series de cada sección, siguiendo los criterios más frecuentes para cada tipo documental, que son por lo general, aquellos que debieron tener en su origen.

Los criterios de ordenación más frecuentemente utilizados son:

- Orgánico: tiene en cuenta el órgano del que proceden los documentos. No se podrán mezclar, por ejemplo, los generados por el Subdelegado del Gobierno en la Provincia con los generados por el Delegado del Gobierno en la Comunidad Autónoma,.... etc.

- Funcional: tiene en consideración las diversas competencias o funciones de cada órgano

- Alfabético: Es frecuentemente utilizado por su sencillez, aunque puede plantear problemas cuando el volumen a tratar es grande puede plantear problemas con los homónimos.

- Numérico: atribuye números de forma progresiva a cada conjunto de documentos o documentos. Si falta algún documento se puede observar rápidamente.

- Decimal: se trata de una variante de la clasificación numérica que combina la fórmula simple de ésta con una base ideológica. Sobre todo es utilizada la clasificación Decimal Universal, que se emplea sobre todo en bibliotecas.

- Cronológico: se utiliza para las distintas divisiones del tiempo. Tiene prioridad en los documentos de carácter económico.

- Geográfico o Topográfico: toma como base las divisiones de un territorio (provincias, ayuntamientos). Es una variante de la alfabética.

- Mixto: es el más utilizada y el de mayor eficacia, combina distintos criterios de forma conjunta o sucesiva.

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EL SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA COMUNIDAD DE MADRID.

1. El art. 10 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, entiende por sistema de archivos de la Comunidad de Madrid el conjunto ordenado de normas, medios y procedimientos con que se protegen y se hacen funcionar los Archivos sobre los que la Comunidad Autónoma tiene competencia, al servicio de la Administración de los derechos e intereses de los ciudadanos y de la investigación histórico-científica.

En el sistema de archivos se integran los principales subsistemas siguientes (art.11):

a) El subsistema de archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid.

b) El subsistema de archivos municipales de la Comunidad de Madrid.

c) El subsistema de archivos de la Iglesia de la Comunidad de Madrid.

d) El subsistema de archivos de Empresa de la Comunidad de Madrid.

Dentro del sistema archivístico madrileño se crea el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid como órgano consultivo y asesor en materia de archivos para la Comunidad Autónoma (art. 12).

2. Las fases o edades de los fondos de archivo. Los Archivos de la Asamblea, el Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid, incluida la institucional, se organizan teniendo en cuenta las cuatro fases que, según su edad, atraviesan los documentos del modo siguiente (art. 13):

A) Los archivos de oficina. En los archivos de oficina se custodiarán los documentos de archivo generados por las diferentes unidades administrativas en tanto dure su trámite o su uso sea muy frecuente. En todo caso, la permanencia en ellos será superior a cinco años desde el fin de su tramitación, salvo excepciones razonadas. Se excluye la documentación de apoyo informativo.

B) Los archivos centrales. Los archivos centrales de la Asamblea, de las Consejerías y de la Administración institucional recibirán de sus oficinas, cumplido el plazo anterior:

a) La totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos administrativos de resolución que afecten de algún modo a derechos e intereses de la Comunidad de Madrid o de los ciudadanos, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se hayan practicado por la Administración las actuaciones conducentes a la total ejecución de sus pronunciamientos.

b) Los expedientes o documentos en que no proceda dictar actos administrativos de resolución del carácter expresado, así como informes, estudios y otros cuando hayan producido la totalidad de sus efectos.

C) Tiempo de permanencia de los documentos en este archivo. Los documentos de archivo permanecerán en los archivos centrales hasta diez años, a partir de la fecha de su ingreso en ellos. No obstante, cuando la índole de los documentos así lo aconseje, podrán conservarse en la respectiva dependencia administrativa previa resolución del Secretario general técnico de la Consejería o responsable equivalente en la Asamblea o en el Organismo de la Administración institucional correspondiente. Asimismo, aquellas series documentales que tengan poco uso y se consulten raramente, podrán ser enviadas al Archivo regional ante de cumplir el indicado plazo a propuesta del Archivo Central con aprobación del Secretario general técnico o responsable equivalente en la Asamblea o en la Administración institucional correspondiente.

Al cumplirse el plazo anterior de 10 años los documentos se trasladarán a las dependencias del Archivo Regional donde durante un período máximo de 15 años recibirán el tratamiento correspondiente a un archivo intermedio.

Transcurrido este plazo de 15 años, los documentos que, salvo excepciones, tengan ya treinta años desde su génesis y que tenga valor histórico recibirán en el Archivo Regional el tratamiento correspondiente a tal valor (archivo regional como archivo histórico).

3. Los Centros de Archivo propios de la Administración Autonómica.

Los Centros de Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid que se crean en esta Ley serán, además de los Archivos de oficina (art. 14):

a) Los Archivos Centrales de las Consejerías.

b) El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.

c) Los Archivos de los Entes institucionales y Empresas públicas de la Comunidad de Madrid.

d) El Archivo de la Asamblea

El Archivo Regional. El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid albergará también los fondos de Archivo de las instituciones antecesoras de la Comunidad así como los fondos de archivo, documentos a colecciones de instituciones o personas públicas o privadas que no pudiendo atender adecuadamente estos bienes ingresen en él mediante convenio de depósito, donación u otro régimen, si se considera oportuno. Los Archivos de titularidad estatal de gestión transferida de integrarán en el Subsistema de Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid sin perjuicio de la normativa estatal que les afecte.

4. La organización de los Fondos de Archivo. El art. 15 de la Ley que estamos exponiendo establece los principios aplicables al tratamiento de los documentos en las fases de archivo. Tales son:

a) Los documentos se tratan, se clasifican, se ordenan y se transfieren en series documentales.

b) Los archivos de oficina se clasificarán de acuerdo con el principio de respeto a la estructura en la que se generan los documentos.

c) Los Archivos Centrales de la Asamblea, de las Consejerías y de la Administración institucional y el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid se clasificarán siguiendo los principios de respeto a la procedencia de los fondos y al orden original

d) Todos los documentos estarán convenientemente ordenados, controlados y descritos en los adecuados instrumentos de control e información, dispuesto para su inmediata consulta por parte de la Administración, los ciudadanos y al servicio de la investigación.

e) Desde los Archivos Centrales se asesorará al personal responsable y encargado de los Archivos de Oficina y se coordinará su organización.

5. Destino principal.

El destino principal de los documentos de Archivo en su consulta por parte de las instituciones que los producen y de todos los ciudadanos. Para ello la Administración autonómica asegurará el acceso a los documentos de Archivo procurando la disponibilidad de los mismos para su uso por medio de los instrumentos adecuados de descripción e información.

La Administración autonómica garantizará el acceso libre y gratuito de todos los ciudadanos a los Centros de Archivo de la Comunidad de Madrid sin perjuicio de las restricciones de reserva que afecten a los documentos en ellos custodiados de acuerdo con la normativa vigente, o de aquellas que por razón de conservación de los documentos o de la función de la propia institución puedan establecerse.

6. Criterios de acceso a los documentos. El acceso público a los documentos constitutivos de Patrimonio Documental madrileño se regulará reglamentariamente conforme a los siguientes criterios:

-- Los documentos públicos cuyo trámite haya finalizado el momento en que su ingreso se haya registrado en los Archivos Centrales o directamente en Archivo de fase posterior serán accesibles a cualquier interesado, incluidas las razones de investigación histórico-científica, de acuerdo con la Constitución y con la legislación vigente. No obstante habrá de solicitarse autorización administrativa para tener acceso a los documentos excluidos de consulta pública. El ejercicio de este derecho se ajustará a los requisitos que normativamente se pueden establecer.

-- Los documentos de más de 40 y 100 años y los que sin tener esa edad se incluyan en el Patrimonio Documental podrán ser consultados, una vez integrado el Centro de Archivo que los custodia en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid, desde la fecha en la que pasen a formar parte del Patrimonio Documental Madrileño, sin perjuicio de las limitaciones que sus instituciones productoras razonadamente establezcan.

-- Todos los documentos constitutivos del Patrimonio Documental madrileño de antigüedad superior a 100 años a partir de la fecha final de los documentos podrán ser consultados a salvo de norma de rango igual o superior que les afecte.

-- Cuando la información contenida en los documentos afecte a la seguridad, honor, intimidad, propia imagen o a cualesquiera otros datos cuya reserva tutelan las leyes no podrán ser consultados salvo que medie consentimiento expreso de los afectados o en los casos y condiciones señalados por la legislación reguladora de esta materia.

7.- De los Archivos Municipales.

Sobre los Archivos Municipales, la ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid establece , a estos archivos, la misión de conservación, organización y servicio de los documentos producidos y recibidos por sus respectivos Ayuntamientos en el ejercicio de sus funciones.

El art. 24.3 insta, a los municipios que carezcan de medios para los fines contemplados en el párrafo anterior, a acordar con la Comunidad de Madrid las soluciones que estén dentro de sus limites presupuestarios pueda ofrecerles.

Asimismo, la citada Ley anima a los Centros de Archivos Municipales, que cuenten con personal especializado, para que custodien, traten y sirvan a instancia de la propia Comunidad de Madrid, del propio Ayuntamiento o de la institución interesada, otros fondos de archivo de instituciones privadas enclavadas en su territorio y de interés para el municipio.

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